Inicio > Congresos, Destinos, Organización de eventos, Servicios, Temática, Viajes > Buscando al turista de reuniones y congresos

Buscando al turista de reuniones y congresos

domingo, 6 de febrero de 2011

Los estudios turísticos constatan con frecuencia que el gasto medio realizado por los turistas que visitan una ciudad para asistir a un congreso, jornada o convención supera con mucho el realizado por el turista medio que visita la misma ciudad por ocio. A título de ejemplo, el informe publicado por Turespaña en 2010 sobre turismo de reuniones estimaba que el coste del alojamiento de los participantes internacionales en las reuniones celebradas en España en 2009 fue de 126,80€ diarios (en el año 2008 se estimó 150,63€ y en 2007, 199,99€). Además, el mismo estudio estimó un gasto medio diario de 90,57 € por parte de ese mismo turista, a lo que hay que añadir el gasto del viaje y los propios costes de inscripción a la jornada.

 

La categoría de turismo de reuniones y congresos incluye congresos científicos, reuniones de empresas, encuentros de intereses, o ferias de negocios, entre otros. El hecho de que muchos de los costes principales sean asumidos por la empresa u organización representada por la persona participante en el evento, o por la empresa o institución organizadora del mismo, suele dejar más posibilidades de gastos complementarios a esa persona. Al mismo tiempo, los propios organizadores del evento, que con frecuencia pueden tener un objetivo promocional o publicitario, tienden a efectuar gastos en aspectos extraordinarios que incrementen las posibilidades de recuerdo del mismo y que los organizadores financian con patrocinios externos o con sus propios fondos.

 Por tanto, este perfil turístico resulta interesante, pero, ¿cómo conseguir atraerlo? Países, regiones, ciudades e incluso hoteles e instituciones individuales (como palacios de congresos) se han movilizado para intentar atraer a estos turistas. La competencia es alta y no todas las estrategias han sido igualmente exitosas.

 Los factores que influyen en la selección última de un lugar para el desarrollo de un evento son múltiples y heterogéneas. Quizás es oportuno comenzar diferenciando entre factores de carácter “macro”, relacionados con el atractivo e imagen general del lugar de destino, y de carácter “micro”, relacionados con la gestión específica para el desarrollo del evento (ejemplo, contenido y tipo de la información que se facilita a los organizadores del evento para intentar persuadirlos de que la organización del mismo se desarrolle en una localización determinada). Es interesante resaltar que ambos factores tienen un carácter complementario y, por tanto, que el éxito final depende de una buena combinación de ambos.

 Muchas ciudades y regiones de todo el mundo han puesto en marcha oficinas de “convention bureau”. Estas oficinas pretenden ayudar al desarrollo de las gestiones específicas para conseguir el desarrollo del evento en una localización concreta. Algunas de las más reconocidas en nuestro país son las de Barcelona, Valencia, San Sebastián, Santander o Madrid.

 Los empresarios turísticos y autoridades depositan grandes esperanzas en las posibilidades de los “convention bureau”. Las exigencias y sugerencias para las oficinas son múltiples, la gestión de las mismas puede contar con muy distintos niveles de profesionalización y los resultados últimos, que no siempre se presentan en forma suficientemente clara, suelen mostrar grandes desigualdades.

 Es importante resaltar que una “convention bureau” debe tener unos objetivos claros, una planificación rigurosa y un carácter dinámico. Considerando que los recursos de los “convention bureau” suelen ser muy limitados, el reto es cómo conseguir la máxima eficacia en el logro de sus objetivos aprovechando dichos recursos. Ser el responsable técnico de una oficina de este tipo no es fácil.

Me encantaría saber qué sería lo primero que usted haría si fuera el responsable de “convention bureau” y quisiera atraer un evento de interés para la ciudad que le paga.

  1. Alvaro Jimenez
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 14:23 | #1

    Yo estoy un poco en la línea de Jesús, lo primero que haría es apuntarme a las redes sociales, tanto profesionales como no. También mantendría contactos con los empresarios y profesionales de la zona para que ellos promocionen la ciudad en sus diferentes congresos nacionales o internacionales, aprovechando los contactos indirectamente y sin coste. Por supuesto una buena página web es fundamental y el mailing me parece una buena idea.

  2. David Mas
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 14:33 | #2

    @Jesús
    Jesús, el encargado de atraer eventos a la ciudad eres tu, que eres el director del Convention Bureau, si contratas a otra empresa para que haga tu trabajo es como decir que no puedes hacerlo por ti mismo. jejeje.

    Lo de internet, redes sociales y demas, como dicen los compañeros, es el método más barato y eficaz de llegar a la gente, al igual que el mailing por email. Aunque la web hay que promocionarla, porque si nadie sabe que existe, quien entrará?

  3. David Mas
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 14:35 | #3

    @Alvaro Jimenez
    Estoy totalmente de acuerdo con la idea de Alvaro de mantener contactos con empresarios para que promocionen la ciudad en sus diferentes congresos.

  4. hichambouinane
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 18:10 | #4

    yo también estoy de acuerdo con lo de mantener contacto con empresarios, pero veo que es mejor contactar personalmente con ellos a través de citas y reuniones, mejor que el mailing,ya que esto entra dentro de mi trabajo.

  5. Ana Moreno Camara
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 19:23 | #5

    Siguiendo con el hilo de lo que han aportado mis compañeros, y teniendo en cuenta que el apoyo de las administraciones es muy importante, tal y como hemos descubierto esta semana con la directora comercial del Parque de las Ciencias y el director de Isla Mágica, yo acudiría primero al ayuntamiento de la ciudad, implicándolo directamente en el proyecto, ya que un congreso o convención es un elemento importante de desarrollo turístico y económico para una zona. Por supuesto, el siguiente paso que daría serían los acuerdos con empresarios, también implicándoles de lleno para que aporten ideas que nos hagan obtener ventajas las 2 partes, ya que si lo planteamos como un intercambio de intereses, creo nos costará menos el proyecto.

  6. hichambouinane
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 19:45 | #6

    yo creo que el ayuntamiento esta implicado directamente desde el principio,ya que es el ayuntamiento que da la luz verde para crear ese convention bureau.

  7. pablobullejos
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 20:14 | #7

    como bien dicen los companeros se puede acudir tanto a administraciones como a empresarios de la zona con el fin de q nos ayuden economicamente y poder contar acon alg mas de 1000 euros y poder promocionar mejor dicho evento.Si se consigue organizar un evento de este tipo en nuestra ciudad va en beneficio de todos,empresarios administraciones…etc

  8. Arancha
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 20:14 | #8

    yo haría una campaña de mailing resaltando todos nuestros servicios para poder atraer nuevos clientes. Lo de abrir una página web lo doy por hecho. Realizaría acuerdos con empresas del sector (hoteles, restaurantes, etc.)

  9. Maria O.
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 21:03 | #9

    Estoy totalmente de acuerdo con las ideas aportadas por mis compañeros. aparte del esfuerzo que hiciéramos nosotros por llegar a acuerdos con otras empresas del sector, creo que (como ya se ha mencionado anteriormente), el ayuntamiento debe participar activamente ya que es uno de los principales interesados en que nuestra actividad tenga éxito por la cantidad de turistas y personas que llegarían a la ciudad.

  10. Ana Moreno Camara
    viernes, 11 de febrero de 2011 a las 23:12 | #10

    Yo me refería a implicar al ayuntamiento correspondiente con ayudas en la promoción y apoyo de imágen, no sólo que nos de su autorización y se desentienda del proyecto. Con esto conseguiríamos coger más fuerza ante posibles clientes y por supuesto nos ahorraríamos costes de publicidad y promoción.

  11. Luis Javier Gomez Martinez
    sábado, 12 de febrero de 2011 a las 02:37 | #11

    También sería bueno para nuestra promoción contar con la ayuda desde los primeros momentos con los medios de comunicación, tanto periódicos, radios y televisiones locales para que cualquier movimiento que hagamos, ya sea creación de la convention bureau, página web, acuerdos empresariales, reuniones, etc. tengan el máximo eco posible. Cualquier noticia que aparezca en relación a nuestra empresa es siempre importante.

  12. Alfras
    sábado, 12 de febrero de 2011 a las 12:36 | #12

    En la línea de mis compañeros, y con el poco presupuesto de que disponemos sera conveniente el realizar estrategias colectivas con empresarios, administraciones locales, y medios de comunicación en post de promocionar la convetion bureau, en aras de conseguir unos objetivos y rentabilidades comunes si se consigue atraer a la ciudad dicho acto.

  13. Nayra
    sábado, 12 de febrero de 2011 a las 13:03 | #13

    Apoyando y siguiendo las ideas de mis compañeros me parece que como hemos podido obseervar personalmente en estos dias que hemos asistido tanto al parque de las ciencias, asi como la exposición del director de Isla mágica, una promoción es importante, pero para eso necesitamos bastante mas que lo que tenemos, por ello creo que lo más importante es conseguir algún tipo de subvención por medio de la administración asi como por el ayuntamiento, ya qe ellos también saldrían beneficiarios de todo esto, ademñas de algunos otros patrocinadores.
    una vez conseguido esto, nos dedicamos a la promoción. Para ello hay muchos canales y no tienen que ser de grandes costes: periódicos, pagina web resaltando todos nuestros recursos de calidad, redes sociales, mandar información por email a grandes empresas imformando de todo lo que tenemos para realizar la convención, e intentar que la pagina web de nuestra ciudad también nos tengan ahí.Una idea buena ha sido la de mi compañero Jesus, el mailing, una manera de llegar a muchos sitios promocionándonos, a bajo coste.

  14. alimc88
    sábado, 12 de febrero de 2011 a las 17:04 | #14

    Compañeros me incorporo un poco tarde porque he tenido problemas con el ordenador y el internet.

    Tras leer todos los comentarios, la conclusión principal es que todos estamos de acuerdo en que para atraer este tipo de turismo a una ciudad lo primero que debemos hacer es promoción. Pero, ¿qué tipo de promoción podemos hacer con escasos 1000 euros? Como todos sabemos internet tiene hoy en dia un impacto profundo en nuestros trabajos, en la forma de entretenernos en nuestros ratos libres y en el conocimiento a nivel mundial. Gracias a la web, millones de personas asi como nosotros tenemos acceso fácil e inmediato a una cantidad extensa y diversa de información en línea. Las redes sociales son un fenómeno sociológico. Un 80% de los internautas pertencen al menos a una red social y el 60% las consulta todos los días. Por tanto, estoy de acuerdo con mis compañeros a la idea de la creación de una página web, pero no debemos olvidarnos de promocionarnos a través de las redes sociales que cada vez juegan un papel más importante en el consumo.

    Buscando un poco sobre el tema me he desviado y he encontrado este video: http://www.youtube.com/watch?v=uitAUu7cVSw
    Echarle un vistazo que me ha parecido bastante interesante.

    Retomando el tema, pienso que también es importante pedir ayuda a organismos públicos para que aporten algún tipo de subvención.

  15. M.Angeles Suarez
    sábado, 12 de febrero de 2011 a las 21:42 | #15

    Yo también me incorporo tarde, estoy de acuerdo con todo lo dicho por mis compañeros. Lo primero, más barato y eficaz es empezar por las redes sociales (muy interesante el video Ali) y la página web, con la que ya cuentan la mayoría de “convention bureau” (Granada, Santander, Almería, Toledo… por poner algunos ejemplos). Después el mailing y el apoyo de de establecimientos de restauración y hoteleros también lo considero fundamental, quizás más que el buscar subvenciones porque el apoyo de las administraciones va ímplicito por ser este tipo de oficinas, como ha mencionado David. También creo que la publicidad, aunque no se presente como tal como vimos en el Parque de las Ciencias, es muy importante. Si los medios de comunicación nos apoyan con noticias sobre los congresos o los eventos que realizamos llegaremos a más público sin los elevados costes que supone la publicidad.

  16. anaquesada
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 14:12 | #16

    Poco falta por añadir en cuanto a estrategia de marketing y promoción.Volver a decir que a mi también me parece la idea de Internet no solo la forma mas barata de publicidad si no la más rápida y eficaz, en pleno siglo XXI. En cuanto a lo de las redes sociales, sería algo de gran impacto, dado que la mayoría de las personas pertenecen a una; más aún habiendo una dedicada especialmente a empresarios como ha comentado un compañero antes.

    Cuando un evento de este tipo se produce existen muchos beneficiarios, no solo “nuestra Convention-bureau” obtendría beneficios, si no que la misma ciudad los obtendría: en cuanto a comercio, restaurantes…
    Una buena manera de conseguir mas dinero sería buscando patrocinadores de este tipo, con quien hacer convenios y meterlos dentro del paquete del Congreso.

  17. Jesús
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 18:18 | #17

    @David Mas
    el director de una convention bureau, dificilmente tiene la capacidad de influir y decidir en la elección de un destino como lugar para realizar cualquier congreso. La contratación de un Lobby, no significa que realicen tu trabajo, simplemente, intentas asegurarte una serie de actos a celebrar en tus instalaciones, que si no fuera gracias a estas compañias, por sí solas tendríamos un dificil acceso.
    Son decisiones que se están fuera de nuestro alcance y contratar estos servicios, ayuda a nuestro desarrollo dentro del sector.
    No olvidemos, que las redes sociales están muy bien para venderse, pero no creo que los organos que decidan estas cosas estén metidos en facebook todo el dia. 🙂

  18. Jose Ignacio
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 19:24 | #18

    Personalmente estoy de acuerdo como el resto de mis compañeros en cuanto a lo de las redes sociales. Me parece una idea muy interesante… algo rápido, eficaz y barato dado nuestro presupuesto.
    Además estoy muy de acuerdo con Luis en cuanto a que tampoco nos podemos olvidar de los medios de comunicación como prensa, radio y tv local para darnos a conocer aún más.

  19. Pilar
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 20:22 | #19

    Hola a todos, me incorporo al blog un poquito tarde pero leyendo las opiniones de mis compañeros tengo que decir que estoy de acuerdo en lo importante que es el turismo de negocios por la cantidad de ingresos que genera en la ciudad donde se celebre. En este supuesto, con el escaso presupuesto del que partimos, habria que solicitar la colaboracion de los distintos establecimientos que se verian afectados positivamente en su celebracion: hoteles, restaurantes…. asi como las posibles sedes donde tendrian lugar: pabellones, palacios de congresos… etc para que ofertaran precios economicos y asi resultara mas atractivo para los participantes en el congreso, explicandoles la importancia del mismo y lo que ello supondria para la ciudad, ya que de lo contrario elegirian otra diferente.
    A partir de aqui ya solo quedaria publicitar el mismo y teniendo en cuenta que solo contamos con 1000 euros, coincido con mis compañeros en señalar que la opcion mas barata y eficaz actualmente es internet y mas concretamente las redes sociales, ya que transmites la informacion a muchisima gente que de otra forma no se podria con tan poco dinero. La otra altenrnativa es a traves de la pagina web que debe ser lo suficientemente clara y atractiva para llamar la atencion de los posibles clientes.

  20. Aglae Lampson
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 21:03 | #20

    Hola a todos,
    estoy en la línea de mis compañeros : efectivamente, como no disponemos de un presupuesto importante, 1000 euros al mes, que es muy poco, es fundamental conseguir cierto apoyo financiero, alguna subvención por porte de la administración por ejemplo Ayuntamiento, Junta o también Cajas… (nos hemos podido dar cuenta de esta idea a través de las sesiones en el Parque de la Ciencias así como con el caso de la Isla Mágica). Y a partir de este momento, podemos pasar a la promoción. ¿Cómo? Comparto la idea de utilizar Internet que resulta ser un medio de comunicación cada vez mas utilizado en nuestra sociedad : una pagina web, las redes sociales tendrían un gran impacto ya que muchas personas pertenecen en una hoy en día, pero estoy de acuerdo con Jesús en el hecho que los órganos que se encarguen de este tipo de actividades no estén mucho en Facebook así que hay que dirigirse en redes sociales mas profesionales, por ejemplo las dedicadas a los empresarios.
    Claro, no podemos olvidar los medios de comunicación como la prensa, tele local que
    Pueden difundir más detalles con respecto a nosotros, nuestra actividad… simplemente a darnos a conocer más.

  21. David Mas
    domingo, 13 de febrero de 2011 a las 23:31 | #21

    @Jesús

    🙂 finalmente, te tengo que dar la razón con lo de la ayuda de los lobby, aunque con 1000 euros de presupuesto creo que es insuficiente para contratarlos. Aun así la labor del director, estableciendo contactos, tanto en ferias, como con organizadores de eventos, me parece primordial.

  22. veronica
    lunes, 14 de febrero de 2011 a las 01:31 | #22

    Con respecto a la promoción por Internet estoy de acuerdo con la mayoría de vosotros en que las redes sociales se han convertido en un buen lugar para promocionarnos, por tanto crearía un perfil como empresa (y esto me gustaría matizarlo) hay muchas empresas que crean un perfil en facebook como persona y esto puede crear un poco de duda acerca de la empresa ya que quiere decir que no sé es muy entendido en las redes sociales que llevan ya un tiempo funcionando y a partir de ahí podría elegir una promoción bastante buena con facebook y a la vez podría elegir el gasto medio diario que quiero gastarme en publicitarme,o puedo elegir un ratio para que llegue a gente de una ciudad en concreto, de una profesión determinada. Me parece muy interesante esta forma de darnos a conocer ya que además de económica está muy de moda.

  23. celeste
    lunes, 14 de febrero de 2011 a las 21:11 | #23

    Estoy probando el sistema porque me parece muy interesante.

  24. Jose Aureliano Martin
    domingo, 6 de marzo de 2011 a las 12:14 | #24

    Lo primero que haría sería situar a Ceuta en el mapa. El problema para muchas personas que viven en la península es que piensan que Ceuta es una ciudad que algún día se le devolverá a Marruecos. Falso. Marruecos se constituyó como reino y como nación 400 años después de que Ceuta fuera una ciudad española. Otros piensan que correrá la misma suerte que Gibraltar. También falso, pues Gibraltar es una de las zonas incluidas por la ONU entre los lugares a descolonizar. Ceuta no. Por último, para muchos extranjeros, Ceuta está en territorio marroquí. También falso. Es un trozo de España y de Europa en África. Una vez hecho esto, mostraría las imágenes de Ceuta. Después intentaría que las agencias de viajes llegaran a acuerdos con las navieras para ofrecer un precio cerrado y barato para venir a Ceuta, incluyendo noches de hotel y viaje a Marruecos. Después les convencería que hacer un Congreso en Ceuta, sea de lo que sea, te permite estar conectado al mundo entero a través de Internet, pero vivir la tranquilidad y el clima casi tropical de una de las “perlas” del mediterráneo. En un mundo tan movido como el actual, esto se agradece. Es más, todavía no conozco a ningún colega que haya venido a algún evento universitario en Ceuta y que no haya querido repetir. Saludos.

  25. maria del mar rodriguez
    miércoles, 23 de marzo de 2011 a las 02:22 | #25

    Puesto que como dice Aureliano, Ceuta es una gran desconocida y si el presupuestos es bajo, Utilizaría mis recursos para celebrar eventos en esta ciudad con participantes que ya la conocen ó que en algún momento de su vidas han tenido vinculación con esta tierra, me baso en que efectivamente una vez que conoces Ceuta, te quedas con ganas de volver y que por su situación geográfica es también lugar de paso para muchos de nosotros.
    Dado que nuestra capacidad hotelera no es aun suficiente para acoger grandes congresos, aprovechemos esta circunstancia para hacer eventos mas continuos, mas pequeños, donde primen las relaciones humanas ,podíamos echar mano de la memoria de los asistentes y reunir grupos selectos con aficiones comunes ó bien destacando atractivos únicos ,como nuestra arquitectura militar ó la riqueza de nuestra costa, No olvidemos la capacidad de reunión del turismo religioso, Nuestra diversidad cultural y la convivencia en armonía de nuestra gente ,hacen de Ceuta un lugar idóneo para el encuentro .

  26. rebecazg
    lunes, 1 de agosto de 2011 a las 20:13 | #26

    Hola buenas a todos. Yo formo parte de la comunidad científica y precisamente estoy 100% de acuerdo con la observación de que el turística de reuniones/meetings/congresos debería valorarse más, pues como bien dice generalmente invierte más que un turísta “low cost”. Porque os escribo? porque estamos organizando un congreso internacional en Barcelona sobre biología antártica, pero el dinero escasea. Intenté contactar con Turspain (creo que era) para ver si querian promocionarse, (así pues alomejor conseguiamos que ellos pusieran los trípticos, o alguna cosilla….a cambio de promoción), pero dijeron que no, que no era un evento turístico. Así que mi pregunta es: realmente los restaurantes/aerolineas/hoteles/… van a dar el salto y “ayudar a financiar” estos congresos que en el fondo les son tan positivos? pensad que en los congresos científicos (y más si son internacionales) la gente viene de todas partes del mundo…con lo que generalmente se quedan más días de los que dura un congreso, por tal de aprovechar el largo viaje y conocer la cultura, etc… de esa ciudad/pais.
    Otra cosilla, alguna idea de quien estaria interesado en “colaborar” en el congreso que menciono?cualquier colaborador es bienvenido, luego nosotros en la web que creamos para el congreso recomendamos sitios para visitar, hospedarse, etc…así que es una buena plataforma para promocionarse.
    Bueno cualquier ayuda al respecto será de ayuda.
    Muchas gracias!

Comment pages
1 2 454
Comentarios cerrados.